Le retour sur investissement, aussi connu sous son acronyme ROI, est un élément majeur de tout projet, peu importe le secteur, et impose ses règles y compris sur les chantiers BTP ! Dans un contexte où la rentabilité des chantiers est très faible, tout investissement réalisé doit répondre à des objectifs bien définis et justifier de son intérêt. Dès lors, chaque dépense engagée compte, et cela vaut également pour les équipements IT dont l’ERP (Enterprise Resource Planning) qui permet de gérer quotidiennement ses activités. Mais comment calculer le ROI d’un tel projet ? Retrouvez, dans cet article, la méthode pour y parvenir.
Comment calculer le ROI d’un ERP BTP ?
L’intégration d’un ERP BTP dans son entreprise n’est pas sans investissements, tant financiers qu’organisationnels et opérationnels. Au regard des enjeux qui l’entourent, les responsables IT – généralement à l’initiative de son déploiement dans l’entreprise – doivent être en mesure de justifier son acquisition auprès de la direction. Avant de savoir combien va rapporter cet ERP pour l’entreprise, il est important de savoir estimer son TCO, son coût total de possession.
Etape 1 : Définir le Total Cost of Ownership (TCO) d’un projet d’ERP BTP
Le TCO est un concept économique qui vise à évaluer tous les coûts associés à l’acquisition (licence ou abonnement par exemple, services de mise en place) que l’on qualifie de coûts directs, ainsi qu’à l’utilisation et à la maintenance d’un bien ou d’un service sur une période donnée, qui s’apparentent plutôt à des coûts indirects.
Calculer le TCO est un bon moyen de savoir vers quel modèle d’ERP vous souhaitez aller : SaaS ou On-premise. Si l’on se base sur le modèle SaaS, l’utilisateur s’engage sur un abonnement. Nul besoin de faire des investissements au départ ; l’éditeur prend à son compte l’hébergement et le maintien des serveurs. A contrario, le modèle On-premise va induire des frais cachés tels que ceux de renforcement de l’infrastructure, de personnel, de sécurité, …
Voici les types de coûts à prendre en compte pour calculer le TCO d’un ERP :
Coûts liés à l’infrastructure : –
- Achat initial du matériel et logiciel de l’infrastructure et des postes de travail ;
- Frais liés à l’installation, au réseau, aux équipements de sécurité et autres ;
- Coûts de la maintenance, mise à jour et sauvegarde ;
- Renouvellement du matériel et des logiciels système ;
- Frais de personnel ;
- Coût d’hébergement dans le cas d’un ERP en SaaS.
Coûts liés à l’ERP :
- Coût initial de la licence ou de l’abonnement SaaS ;
- Coût de la maintenance annuelle (déjà inclus dans le cas d’une ERP SaaS) ;
- Coût de personnel pour le maintien de l’ERP en situation opérationnelle.
Coûts liés de mise en œuvre de l’ERP :
- Coûts de mise en œuvre proposé par le prestataire ;
- Formation des utilisateurs ;
- Coûts internes : équipe projet, reprise des données, tests.
Etape 2 : Estimer les bénéfices attendus
Cette deuxième étape vous évite de changer d’ERP ou solution actuelle pour une autre plus récente mais sans grand intérêt. Un nouvel ERP BTP doit présenter suffisamment d’avantages pour que son déploiement dans l’entreprise soit légitime. Mieux vous définirez les améliorations que vous attendez de l’ERP, sur une période suffisamment raisonnable pour que des bénéfices apparaissent, plus il vous sera facile de planifier et justifier le projet.
Il est important de se rappeler que si certains bénéfices sont directs et quantifiables, d’autres sont indirects et plus délicats à estimer. Parmi ceux-ci, on peut relever :
- Une meilleure productivité des équipes grâce à un outil ergonomique dédié au métier du BTP, utilisable depuis n’importe quel poste de travail, favorisant le travail collaboratif et automatisant les tâches chronophages et à faible valeur ajoutée ;
- Une fiabilisation des résultats par la centralisation des données de l’ERP (devis, factures, commandes, tableaux de bord), facilitant le partage de données précises et en temps réel entre les collaborateurs. Chaque collaborateur dispose d’indicateurs et de tableaux de bord, mis à jour en temps réel, pour analyser leurs résultats, prendre les bonnes décisions et mener à bien leur mission. L’ERP permet un suivi précis des résultats des chantiers et de l’activité en général.
- Une meilleure organisation interne avec :
- Une amélioration de la performance des processus de l’entreprise qui influe directement sur la rentabilité (achat, vente, stock, sous-traitance…)
- Une automatisation des traitements pour réduire les risques d’erreur et le temps passé aux ressaisies ;
- Une réduction des risques administratifs et juridiques (retard de paiement, litiges, etc.) ;
- Une amélioration des contrôles, notamment des factures fournisseurs et situations sous-traitants pour maîtriser les coûts ;
- Un SI plus performant qui :
- Remplace une solution obsolète ou qui n’est plus adaptée à l’entreprise, par un ERP pérenne, robuste et évolutif ;
- Supprime l’utilisation d’Excel et autres solutions de contournement pour éviter les risques de synchronisation, erreur de saisie ou encore perte de données ;
- Favorise la mise en place en place d’un ERP métier qui répondra aux attentes des utilisateurs ;
- Sécurise les données avec une solution SaaS.
Etape 3 : Procéder au calcul du ROI
Pour la direction d’une entreprise de BTP, chaque dépense réalisée sur un chantier – mais pas que – compte. Le calcul du ROI apparaît comme un excellent moyen de les rassurer. Indicateur de la rentabilité d’un investissement, il peut être utilisé pour choisir la solution d’un éditeur, plutôt que celle d’un autre, en mesurant certains atouts de l’ERP comme la réactivité du service client, l’automatisation des tâches, les coûts de gestion de l’information ou encore l’optimisation des processus métier.
Mais comment procéder au calcul du ROI ? Quelles informations prendre en compte ?
Tout est une question de comparaison entre les avantages présentés ci-avant et le coût attendu de l’ERP BTP. L’analyse du ROI ne se fait pas sur un instant T, notamment lorsqu’il s’agit de déterminer si vous souhaitez changer d’outil pour vous équiper d’un ERP. Vous devez au moins tenir compte d’une durée suffisante – généralement 5 ans – pour récolter assez de données autour des écarts de coûts liés entre votre solution actuelle et la nouvelle.
Généralement, la méthode la plus simple consiste à :
- Calculer le TCO ;
- Estimer les bénéfices attendus ;
- Calculer le gain net en soustrayant les coûts totaux d’acquisition et de mise en place de l’ERP des bénéfices attendus. Si vous vous attendez à 100 000 euros de bénéfices sur une période donnée et que le CTO de votre ERP est de 75 000 euros, alors le gain net est de 25 000 euros.
- en employant la formule suivante : ROI = (gain net / TCO) x 100. Dans notre exemple, le ROI sera de 33 %. Pour une entreprise, l’idéal est d’avoir un indicateur élevé (dans un monde parfait, proche de 100 % !). Par ailleurs, le calcul du ROI doit tenir compte du temps de retour c’est-à-dire à partir du moment où l’investissement financier réalisé égale ou dépasse la somme initialement dépensée.
Quels sont les avantages de calculer le ROI d’un ERP BTP ?
En calculant le ROI, un DSI qui souhaite équiper son entreprise de BTP d’un ERP dédié, a plus de chance de convaincre la direction de futurs achats IT. Il peut identifier les gains potentiels qu’un ERP BTP pourrait apporter à l’entreprise mais aussi à engager la planification financière de la mise en place du logiciel, en évaluant les performances du système par rapport aux attentes de sa mise en œuvre. Avec un ROI fiable, l’entreprise recentre ses interrogations non plus sur l’utilité de choisir un nouvel ERP BTP (SaaS ou on Premise), mais plutôt sur combien d’argent elle perd pour tout chantier qui n’est pas géré grâce à une solution digitale.
Par ailleurs, procéder au calcul du ROI met en avant les avantages d’un tel logiciel.
Par exemple :
- Combien de temps peut-il faire gagner aux conducteurs de travaux sur leurs tâches quotidiennes ?
- Comment réussit-il à réduire les coûts de traitements et contrôles des administratifs ?
- Comment réussit-il à améliorer la gestion des achats de fournitures ?
En résumé, le calcul du ROI est un excellent indicateur (ou KPI, Key Indicator Performance) pour justifier l’intérêt d’investir dans un ERP BTP dédié.
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