Logiciel très populaire auprès des entreprises, en particulier dans le secteur du BTP, Excel est l’outil du quotidien des dirigeants d’entreprise du bâtiment et des directeurs de travaux. S’il excelle dans l’art de la représentation graphique, il montre cependant vite ses limites, surtout lorsqu’il s’agit de centraliser et partager les informations. Entre les erreurs de saisie, la mauvaise manipulation des données et les crashs occasionnels, la gestion des chantiers avec Excel n’en est que plus complexe. Pour toutes ces raisons, de plus en plus d’entreprises du BTP lorgnent sur l’ERP Bâtiment. Explications.
Excel : quels sont les risques les plus courants dans le secteur du bâtiment ?
Les directeurs de chantier ainsi que les chefs d’entreprise en BTP – pour ne citer qu’eux – sont de grands utilisateurs d’Excel pour plusieurs raisons :
- Le logiciel est peu onéreux ;
- Ils sont familiers de l’outil depuis des années ;
- Avec l’usage, ils manient avec dextérité les tableaux d’analyse et autres fonctions de reporting.
Pourtant, tout n’est pas rose avec Excel. Entre le développement des chantiers et la croissance des projets, l’outil révèle rapidement ses faiblesses !
Excel : erreurs de saisie, doublons et problèmes de synchronisation
Lorsque l’on réfléchit aux difficultés que peuvent entraîner Excel, on pense inévitablement aux problèmes de synchronisation des versions avec la création de copies en conflit. Dans ce cas, les collaborateurs se retrouvent avec l’incertitude de savoir quelle version est à jour et peuvent se retrouver à supprimer accidentellement des fichiers importants. A la différence d’autres tableurs partagés comment Google Sheets sur le Cloud, Excel n’est pas généralement conçu pour être un outil de collaboration (sauf exception sur Sharepoint ou Microsoft Office 365). Dès lors, chaque utilisateur doit faire preuve de vigilance lorsqu’il travaille sur un document.
Un autre type d’erreur récurrente provient des manipulations humaines réalisées avec le logiciel. D’après un rapport de l’Université d’Hawaï, près de 88 % des feuilles de calcul des tableaux Excel contiennent des erreurs. Dans le secteur du BTP où les remontées de données des chantiers sont fréquentes, il est donc commun qu’erreurs de saisies, ressaisies et doublons se glissent dans les tableaux.
Excel : des problèmes de sécurité incompatibles avec un usage professionnel
L’absence de mise à jour automatique des données en temps réel constitue également un frein à l’adoption d’Excel dans le cadre d’une utilisation professionnelle quotidienne.En effet, seul un utilisateur peut remplir manuellement les fichiers avec les informations du jour sans que celles-ci ne puissent être reportées informatiquement sur d’autres fichiers et partagées avec les parties prenantes appropriées. Cela peut entraîner des retards conséquents dans la prise de décisions et une perte de productivité sur les chantiers. Sans compter qu’il est plus difficile de surveiller les modifications apportées aux données et de les résoudre rapidement en cas d’inexactitudes. Par ailleurs, l’absence de formalisation ni de partage des informations et de reporting rend la tâche plus complexe. Chaque utilisateur peut finalement « inventer » ses règles sans nécessairement les partager à ses collaborateurs, rendant la collaboration difficile voire impossible en cas de croissance de l’entreprise.
Enfin, Excel n’offre pas les mêmes fonctionnalités de sécurité que les outils professionnels de gestion de données, rendant ainsi les fichiers plus vulnérables aux erreurs et aux violations de sécurité. Côté management et RH, le risque porte sur les accès non autorisés ou la perte de données sensibles qu’il peut être difficile de protéger via Excel. Les fichiers Excel de données seront transférés par messagerie ou encore par Teams faisant de leur créateur, le seul à s’y retrouver et rendant l’information non sécurisée.
Pourquoi devez-vous vous équiper d’un ERP BTP pour gérer vos chantiers ?
N’ayez plus peur de perdre vos fichiers ou de passer du temps – que vous n’avez pas – à la ressaisie de données. L’ERP réussit l’exploit de gérer avec et pour vous le pilotage de vos chantiers, dans un temps réduit, contrairement à Excel.
ERP BTP : Centralisez vos données de chantiers au même endroit
L’une des particularités de l’ERP BTP vient du fait qu’il automatise l’agrégation et la transformation de données nécessaires au pilotage de vos chantiers. Budget, dépenses et recettes de chantiers, marge brute et nette, calcul du mérité, calcul du droit à dépense et de l’atterrissage fin de chantier… toutes les informations communiquent entre elles et sont partagées entre les différents collaborateurs ! Des tâches précédemment réalisées par les directeurs de travaux comme la ressaisie de données sont automatisées, laissant ainsi la place à d’autres plus stratégiques comme la recherche de nouveaux chantiers ou l’analyse des budgets.
ERP BTP : Optimisez le pilotage de vos chantiers
L’optimisation des ressources de chantier au regard des plannings et le suivi du budget d’exécution demandent un suivi en temps réel de l’activité. Avec un ERP BTP, les directeurs de travaux ou encore les dirigeants d’entreprise peuvent suivre l’avancée des chantiers et anticiper tout ce qui pourrait les retarder ou dépasser les budgets alloués. Ils peuvent, en effet, analyser les dépenses en cours au regard du budget prévisionnel, suivre l’évolution des travaux, réorganiser les effectifs le cas échéant, et éliminer toutes tâches répétitives. Dans un contexte de forte pression sur les résultats des chantiers, le rôle de l’ERP BTP devient rapidement salutaire pour ses utilisateurs.
ERP BTP : Garantissez la sécurité de vos données
L’ERP simplifie le travail collaboratif, peu importe où se trouvent les collaborateurs (sur les chantiers ou dans les bureaux). Sur le volet sécurité, l’ERP est plus fiable à plusieurs niveaux, par rapport à Excel qui aura toutes les chances de se faire pirater. En effet, les données de l’ERP sont hébergées dans des datacenters protégés contre les inondations, les intrusions ou encore les défaillances de matériels. Par ailleurs, si le choix de l’ERP se porte sur un modèle SaaS, ce sera au fournisseur d’assurer toutes les garanties nécessaires pour protéger sa solution. Protocole d’authentification encodé, sauvegarde illimitée des données, protocole de sécurité SSH… tous les moyens sont mis en œuvre pour garantir l’inviolabilité des informations stockées.
Face à Excel, l’ERP BTP arrive en tête de course ! Couvrant l’intégralité des besoins métiers, le logiciel garantit le suivi en temps réel des données et la maîtrise des budgets. Il facilite également le travail collaboratif et réduit les tâches à faible valeur ajoutée. Chez iXbat, nous avons développé un ERP BTP pour les opérationnels et ses opérations, spécialisé dans la conduite de travaux avec des tableaux de bord automatisés et sur mesure, des données à jour qui communiquent directement avec les autres services (dont la comptabilité), et consultables de n’importe quel endroit. En résumé, nous avons créé le bras droit des dirigeants d’entreprise du BTP et des directeurs de travaux. Venez découvrir nos fonctionnalités, du module Suivi de chantier au module Tableau de bord et reporting en passant par celui sur la Gestion de la sous-traitance.
