Depuis 2003, nous accompagnons nos clients du BTP dans le déploiement de notre solution iXbat en appliquant une méthode éprouvée et validée pour le secteur de la construction. Retrouvez dans cet article notre processus de déploiement et les avantages à vous équiper avec notre solution modulaire iXbat.
Les 4 grandes phases de déploiement de l’ERP iXbat
Phase 1 : Initialisation et conception
La constitution de l’équipe projet
La mise en place de l’équipe projet est la première étape de la méthode iXbat. Cette équipe est composée de :
- Un Chef de projet, interlocuteur privilégié du client, garant de la qualité des livrables et du respect des délais :
- Il supervise l’équipe,
- Il suit l’avancement des tâches,
- Il s’assure de la cohérence globale de la solution,
- Il a la responsabilité du budget engagé,
- Il pilote et coordonne l’ensemble des prestations des acteurs du projet dont il a la charge ;
- Des Consultants, qui interviennent à chaque étape, en réalisant le paramétrage et les tests unitaires, en assurant les corrections lors de la phase de recette et lors de la mise en production. Ces consultants animent également la formation des utilisateurs ;
- Des Experts Métier (ou Référents Produit) qui animent des ateliers d’analyse, rédigent les livrables associés et valident la faisabilité technico-fonctionnelle ;
- Des Consultants et Experts Techniques qui réalisent les reprises de données et le développement des interfaces ;
- Une équipe dédiée sur la partie Infra & Exploitation se charge de l’installation des environnements de TEST et de PRODUCTION ;
- Un membre du Comité de Direction assure la direction de Surveillance du projet, généralement la Direction des opérations, garant du respect des engagements contractuels.
La rédaction du Plan Qualité Projet (ou Plan d’Assurance Qualité)
Pièce maîtresse dans la gestion de projet, le PQP fixe les objectifs Qualité du projet en décrivant les règles et l’organisation à mettre en place pour les atteindre.
Il précise notamment :
- Les objectifs du projet ;
- Le périmètre du projet ;
- La démarche de mise en œuvre d’iXbat avec :
- Les responsabilités sur chacune des phases du projet (RACI),
- Les livrables attendus et les procès-verbaux,
- Les processus associés à l’outil de ticketing (gestion des demandes lors des phases de Recette et de Déploiement),
- La comitologie (instances de pilotage) et le reporting Projet (suivi des demandes, gestion des risques, critères de Go Live ou No Go, …),
- La gestion des environnements,
- Etc.
Le lancement du projet
Préalablement au kick-off, l’équipe projet s’entretient en interne avec l’équipe commerciale pour faire la passation et récolter les dernières informations à jour sur le contrat et les attendus du client.
Vient ensuite la réunion de lancement (ou Kick-off) au cours de laquelle les équipes Projet se rencontrent et partagent le contexte, les objectifs ainsi que le planning du projet. À cette étape, toutes les phases de mise en œuvre sont présentées, les bonnes pratiques partagées et les jalons fixés.
Les ateliers d’analyse
Ces ateliers, parfois précédés d’une phase de cadrage si un Cahier des Charges a été transmis, donnent lieu à la rédaction de spécifications (choix de règles de gestion, telles que les règles de pointage pour la main d’œuvre, de chiffrages pour les bureaux d’études, etc.) qui, une fois validées, servent au paramétrage et à la personnalisation de la solution.
Phase 2 : Paramétrage de la suite modulaire iXbat
La phase de réalisation
Cette phase mène à la livraison de la solution personnalisée (dans l’environnement de TEST du client précédemment installé), c’est-à-dire paramétrée selon les spécifications, avec les données reprises (clients, fournisseurs, salariés, …), les éditions logotisées (bon de commande, devis, etc.) et les tableaux de bord (Bilan Affaires, Feuille de ventes, Tableau de consommation, …) adaptés aux spécificités de l’activité du client (Gros Œuvre, Second Œuvre, Travaux Publics).
Une présentation de l’ERP iXbat avec les particularités du client est réalisée par le chef de projet pour lancer la phase suivante : la Recette.
Le pilotage du projet
L’équipe projet CGSI prévoit des comités de projet (COPRO) hebdomadaires qui ont pour objectifs principaux :
– le suivi opérationnel du projet ;
– l’identification et résolution des problèmes par des actions validées conjointement ;
– l’arbitrage des choix fonctionnels et techniques ;
– la préparation de synthèses pour les comités de pilotage ;
– la remontée des points nécessitant des arbitrages Direction.
Les comités de pilotage (COPIL) mensuels doivent, quant à eux, servir à la prise de décision et aux arbitrages.
Enfin, des comités exceptionnels de direction peuvent être organisés à tout moment pour signaler un évènement particulier, et/ou alerter sur des dérapages en matière de risques, coûts ou délais.
Phase 3 : La recette de la suite modulaire iXbat
La phase de Recette nécessite de la méthode et une préparation par l’équipe projet du client afin de déterminer la nature et le volume des tests à réaliser ainsi que les ressources nécessaires (humaines notamment) pour une exécution dans de bonnes conditions. La préparation doit s’amorcer très tôt dans le cycle de vie du projet et doit être documentée (cas de tests et jeux d’essai, process Métier clarifiés).
Pour faciliter la recette, la formation des premiers utilisateurs, généralement l’équipe projet Client ou des collaborateurs référents, est délivrée par les consultants CGSI. Les équipes vont non seulement s’attarder sur la prise en main de l’outil mais aussi aider à préparer l’appropriation d’iXbat par le reste des collaborateurs de l’entreprise.
CGSI dispose d’un Centre de formation certifié Qualiopi.
Chaque utilisateur est formé sur site ou à distance. Les stagiaires réalisent des mises en pratique à partir d’exemples et procèdent à des tests d’évaluation pour valider leurs acquis. Au sortir des sessions, ils accèdent à des Guides Utilisateurs adaptés.
Evaluation à chaud : 93 % des utilisateurs de l’ERP iXbat se disent très satisfaits de la formation qu’ils ont reçue.
Evaluation à froid : 94 % des utilisateurs de l’ERP iXbat se disent très satisfaits de la formation qu’ils ont reçue, plusieurs mois après.
Les besoins en assistance ainsi que les anomalies relevées par les utilisateurs sont consignés dans un outil de suivi des demandes (système de ticketing) afin d’en faciliter le traitement jusqu’à leur résolution.
Phase 4 : Déploiement et assistance au démarrage
Durant la phase de déploiement, chaque collaborateur de l’entreprise de BTP doit être en mesure d’utiliser l’ERP et ses modules. Les sessions de formation sont donc organisées pour l’ensemble des utilisateurs.
Le déploiement de l’ERP varie en fonction des particularités Métier mais aussi en fonction de la structuration de l’entreprise, de sa taille et de sa maturité à l’outil informatique. « Dès la phase de Recette, nous avons besoin de sensibiliser les directions de nos clients à la nécessité d’accompagner le changement, de donner du temps aux équipes pour qu’elles puissent s’approprier l’outil » explique Catherine Bazou, Directrice des opérations chez CGSI. La durée d’un projet de déploiement complet d’ERP varie de 6 mois à 1 an. Plus l’équipe du projet côté client sera impliquée, plus sa réalisation se fera rapidement et sans douleur.
Depuis 2023, ils peuvent retrouver dans leur environnement iXbat toutes les documentations à jour de l’ERP permettant aux utilisateurs d’agir en toute autonomie pour débloquer des situations nécessitant un rappel des processus et des bonnes pratiques.
Un Centre d’Assistance CGSI (CAC) et des Responsables de Comptes veillent également à l’amélioration continue de la solution et au suivi de la relation client. En cas de demandes urgentes, CGSI a mis en place un numéro dédié.
Enfin, en plus des notes de version, les experts CGSI organisent des webinaires pour informer des nouveautés Produit déjà disponibles ou prévues dans la RoadMap Editeur.
Les avantages de s’équiper de la suite modulaire iXbat
Une solution pensée pour les entreprises du BTP
Notre ERP iXbat a été conçu pour tenir compte des particularités et des enjeux du secteur du BTP. Une véritable collaboration se crée avec le client ce qui permet d’offrir des fonctionnalités en adéquation avec les exigences des entreprises du secteur BTP. Cette approche assure à nos applications une grande fiabilité et une pertinence accrue.
Une solution complète et évolutive
En plus de 20 ans d’existence, l’ERP iXbat a su évoluer pour répondre aux problématiques Métier. Comptabilité, suivi de chantier, étude de prix, tableaux de bord, gestion de la sous-traitance et des groupements, GED… la suite iXbat se distingue par l’exhaustivité de ses 16 modules. Prochainement, iXbat lancera son nouveau module de BI entièrement intégré, iXplorer, et effectuera une transition progressive vers iXbat 3 (3ème génération de l’ERP) en conservant les process Métier et les fonctionnalités de la version actuelle, pour une expérience Utilisateurs toujours plus efficiente.
N’hésitez pas à découvrir toutes les fonctionnalités iXbat dès maintenant : demandez une démo !
