Si le secteur du BTP est connu pour sa complexité, le suivi de chantier et la gestion des factures font partie des aspects les plus délicats. Dans ce contexte, la facture de situation de travaux est une pratique très répandue chez les professionnels du BTP, car elle permet d’échelonner les paiements et ainsi garantir la rentabilité des projets tout au long de l’avancement des travaux. Élément clé de la gestion de la trésorerie, il convient d’en tirer tout le potentiel. Cet article fait le point sur la facture de situation de travaux et vous apporte toutes nos recommandations pour optimiser vos opérations.
Comprendre la facture de situation dans le contexte du BTP
La facture de situation est un document financier spécifique au secteur du BTP, qui diffère des factures traditionnelles. Elle sert à facturer une partie du montant total d’un projet en fonction de l’avancement des travaux. Contrairement à une facture standard qui couvre la totalité des biens ou services fournis, la facture de situation se base sur la proportion des travaux effectués à un moment précis.
Cette pratique de facturation a pour objectif de s’adapter à la nature progressive des projets de construction. En effet, les projets de BTP sont rarement finalisés en une seule étape. Ils sont plutôt divisés en différentes phases, chacune impliquant une quantité variable de travail. La facture de situation permet donc de refléter cette réalité en facturant les clients en fonction de l’avancement des travaux, ce qui peut réduire la pression financière sur les deux parties.
De nombreuses spécificités
Ce type de facturation est néanmoins rendu complexe par un certain nombre de spécificités, parmi lesquelles la nécessité de détailler les travaux effectués, les matériaux utilisés et les quantités livrées. Les factures peuvent par ailleurs être mensuelles ou liées à des étapes clés du projet. Le calcul est basé sur les taux unitaires convenus ou sur des prix forfaitaires, avec une attention particulière portée aux variations potentielles. Différentes retenues peuvent être appliquées comme la retenue de garantie, le compte prorata ou des pénibilités. Il est donc impératif de prendre en compte l’ensemble de ces éléments pour réaliser une facture de situation.
Ne pas confondre : facture de situation et facture d’acompte
On fera la distinction entre facture de situation de travaux et facture d’acompte. Bien qu’elles génèrent toutes deux des liquidités avant ou pendant les travaux, leur utilisation diffère. La facture de situation intervient en cours de chantier, pour rendre compte de la progression des travaux. En revanche, l’acompte est un paiement anticipé, souvent en pourcentage, demandé au début des travaux pour garantir la transaction. Ce prépaiement assure l’engagement entre le client et le prestataire, avec une facture d’acompte émise en conséquence, et doit être mentionné sur le devis initial. Il peut également permettre le remboursement anticipé des matériaux nécessaires au chantier.
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Les avantages d’une gestion efficace des factures de situation
La facture de situation est un moyen de faciliter la gestion de la trésorerie tout en maintenant un flux régulier durant des projets de construction de longue durée – sans attendre la finalisation des travaux. Mais s’il fallait résumer ses atouts principaux :
- Une meilleure visibilité financière. Les factures de situation permettent de suivre de près les coûts et les revenus liés à chaque projet, et d’assumer plus simplement les dépenses associées aux locations de matériel, aux salaires… même des chantiers s’étalant sur de longues durées.
- L’optimisation du flux de trésorerie. Plutôt que d’attendre la fin du projet pour facturer la totalité des coûts, les factures de situation permettent d’obtenir des paiements échelonnés tout au long du projet.
- Une relation client renforcée. En offrant une méthode de facturation plus transparente et basée sur l’avancement réel des travaux, les factures de situation renforcent la confiance entre les entreprises du BTP et leurs clients.
- L’amélioration de la gestion de projet. Les factures de situation permettent aussi de baliser les étapes du chantier, et de rester alerte sur la progression des travaux et leur planification.
Facture de situation : gagnez du temps avec votre logiciel ERP BTP
Pour autant, la gestion de la facturation peut se révéler complexe selon l’ampleur du ou des projets, engendrant des risques d’erreurs, sur des saisies manuelles par ailleurs chronophages. C’est pourquoi de plus en plus de professionnels du BTP tendent à intégrer le processus dans un logiciel adapté. iXbat est un logiciel ERP BTP développé par et pour des experts du BTP, et en toute connaissance des enjeux du secteur ; il a ainsi pour vocation de simplifier le processus sur plusieurs aspects.
Automatisation des calculs
S’appuyer sur un logiciel ERP BTP pour automatiser les calculs complexes nécessaires – et générer automatiquement, à partir de l’avancement saisi par les conducteurs de travaux, les situations de travaux – permet de réduire les erreurs humaines potentielles. Vous gagnez en fiabilité, et donc en sérénité. Sans parler du gain de temps. Toutes les informations financières sont calculées automatiquement par le logiciel de facturation à partir des informations renseignées sur les devis et sur l’affaire :
- Calcul des retenues automatiques (retenue de garantie, bonne fin, retenue pour prorata…) ;
- Annulation de la retenue de garantie à la suite de la mise en place d’une caution (y compris de manière rétroactive si le cautionnement intervient après le démarrage du chantier) ;
- Calcul de la révision de prix à partir des indices et du mois de la situation (la révision de prix peut être calculée sur un ou plusieurs indices selon une répartition par ligne du devis, chapitre ou formule globale,) ;
- Déduction de la part de sous-traitance en paiement direct ou des parts des co-traitants (groupement) ;
- Déduction de l’avance forfaitaire selon les règles indiquées (amortissement paramétrable avec calcul sur chaque situation) ;
- Plusieurs taux de TVA sont possibles sur une même facture ;
- Gestion de l’autoliquidation de la TVA dans le cadre d’un chantier avec de la sous-traitance.
Conformité
La facturation dans le BTP présente des particularités, iXbat permet de tenir compte de ces spécificités pour vous assurer des factures de situation conformes et continues tout au long du chantier.
Des éditions sur mesure
De nombreux modèles d’édition sont disponibles et peuvent être personnalisés en fonction des spécificités des clients.
Suivi en temps réel
Grâce à la centralisation des données dans un ERP, vous pouvez suivre l’état d’avancement financier de chaque projet en temps réel. Cela facilite la création et le suivi de factures de situation à tout moment, en fonction des données les plus récentes.
Workflow de validation
La création du numéro de facture peut suivre un processus de validation en plusieurs étapes, c’est-à-dire un workflow de validation et de contrôle personnalisable et automatique. De cette manière, la facture de situation de travaux reste modifiable jusqu’à validation totale.
Gestion documentaire simplifiée
Les factures de situation nécessitent souvent des documents justificatifs pour prouver l’avancement des travaux. En tant que logiciel intégré, iXbat simplifie l’accès à ces documents pour les associer directement aux factures correspondantes.
Dématérialisation
Les factures de situation ainsi que le dossier de facturation sont transmis automatiquement au portail Chorus Pro directement de l’ERP. Le suivi du traitement et les anomalies sont disponibles dans l’interface.
La facture de situation est un outil indispensable dans le secteur exigeant du BTP. Exploitez tous les avantages d’un ERP BTP performant pour vous assurer une gestion efficace. N’hésitez plus : contactez-nous.
