C’est un sujet qui peut faire trembler les entreprises. La généralisation de la facture électronique est en marche et deviendra effective à partir du 1er juillet 2024… c’est-à-dire demain ! Sans distinction de la taille ou du secteur d’entreprise, cette réforme n’épargnera donc pas le BTP. Il faudra dire adieu aux factures papier que vous aviez l’habitude de traiter avec vos clients et vos fournisseurs. 2024 approche : il est donc temps de vous intéresser de plus près à ce sujet.
Généralisation de la facturation électronique : en quoi consiste-elle ?
La facturation électronique est née de la volonté du Gouvernement d’améliorer la détection de la fraude, de simplifier les obligations déclaratives et administratives des entreprises, ainsi que d’améliorer la connaissance en temps réel de l’activité des entreprises.
Un premier pas avait déjà été franchi le 1er janvier 2020, avec l’obligation pour les entreprises traitant avec l’administration publique de déposer leurs factures sur le portail Chorus Pro. Désormais, toutes les transactions B2B seront concernées.
Rappel du calendrier de la réforme
A partir du 1er juillet 2024 : toutes les entreprises devront être en mesure de recevoir leurs factures au format électronique.
Du 1er juillet 2024 au 1er janvier 2026 : toutes les entreprises devront émettre leurs factures au format électronique selon un calendrier de déploiement défini d’après la taille de leur structure :
- 1er juillet 2024 : les grands groupes ;
- 1er janvier 2025 : les ETI ;
- 1er janvier 2026 : les TPE/PME.
L’arrivée de nouveaux acteurs dans l’écosystème de la facturation électronique
La réforme impose aux entreprises de recourir aux services de plateformes de dématérialisation. Pour cela, les entreprises auront le choix entre retenir une plateforme de dématérialisation partenaire (PDP), de passer directement par le portail public de facturation (PPF) ou indirectement par les Opérateurs de dématérialisation (OD). Finalement, quelle que soit leur décision, les factures passeront inévitablement par le PPF qui concentrera les données vers l’administration fiscale.
Quels sont les avantages de la facturation électronique pour les entreprises du BTP ?
Comme dans d’autres secteurs, la facturation électronique présente de multiples avantages.
Gagner du temps dans le traitement des factures
Les services comptables doivent jongler entre les factures fournisseurs et les factures clients. La facturation électronique permettra d’automatiser certaines tâches comme la saisie des données, l’enregistrement des factures dans les écritures comptables, ou plus simplement leur création.
Diminuer les erreurs de saisie
Les erreurs de saisie entraînent inévitablement des retards dans le traitement des factures. Il faut retrouver la source de l’erreur voire contacter les fournisseurs ou clients si le problème est complexe. Les comptables peuvent vite doubler ou tripler le temps passé sur une facture. Résultat, cette dernière n’est pas payée ou remboursée à temps et n’est dons pas enregistrée comptablement. De quoi perturber la gestion de la trésorerie des chantiers si l’erreur se reproduit sur plusieurs factures.
Réduire les délais de paiement
Cet avantage découle de la diminution des erreurs. Avec la saisie automatisée des données, les comptables peuvent transmettre leurs factures à leurs clients plus rapidement, réduisant considérablement le temps de remboursement.
Faire preuve de transparence
La dématérialisation des factures accroit la transparence dans le suivi des factures et garantit leur traçabilité.
Pourquoi est-il important d’anticiper la réforme ?
Afin d’éviter de semer un vent de panique sur les chantiers, il est recommandé de préparer la transition dès à présent.
En interne, les services comptables sont aux premières loges pour répondre aux interrogations des dirigeants ou directeurs de travaux sur l’impact de cette réforme pour eux. Ils pourront comparer les différentes plateformes entre elles et identifier celle qui répond le mieux à leurs problématiques métier et qui présente le plus de fonctionnalités. Car entre les PDP, le PPF et les OD, il faudra faire un choix :
- Le portail public de facturation (PPF) est une plateforme gratuite mise à disposition par l’Etat afin d’y déposer, saisir et recevoir des factures au format Factur-X. Il transmet les données des factures à l’administration fiscale ;
- Les plateformes de dématérialisation partenaires (PDP), payantes, proposent une gamme de services supplémentaires en plus de celles exigées par l’administration fiscale. Elles peuvent transmettre directement les factures à leurs destinataires ;
- Les opérateurs de dématérialisation (OD), qui joue un rôle d’intermédiaire, gèrent les flux de factures en se raccordant directement au PPF. Ils transportent les factures dématérialisées vers les plateformes mais ne peuvent pas les transmettre directement aux destinataires.
Chez iXbat, nous recommandons aux entreprises du BTP de passer directement par le PPF grâce à notre connecteur, tout en utilisant les fonctionnalités de notre ERP pour dématérialiser vos factures.
Pourquoi s’équiper d’un ERP BTP comme celui d’iXbat pour gérer la facturation électronique ?
Pour rappel, l’ERP (Enterprise Resource Planning) bâtiment est un outil de gestion intégré qui permet aux entreprises du secteur du BTP de :
- Gérer efficacement leurs activités ;
- Prendre des décisions informées ;
- Centraliser les données de l’entreprise et les rendre accessibles aux différents départements ainsi que de les utiliser pour améliorer les processus de gestion.
L’intégration de la facturation électronique à un ERP BTP va améliorer le suivi de l’état d’avancement des factures et enrichir les workflow permettant, par exemple, de recevoir des alertes en cas de problème. Idéal pour analyser les données, les fonctions dirigeantes du secteur BTP ont accès à une mine d’informations exploitables pour prendre des décisions stratégiques et améliorer leur performance.
Avec l’ERP BTP iXbat par exemple, l’envoi des factures et des pièces complémentaires se fait automatiquement sur le Portail Chorus Pro grâce l’interface iXbat/Chorus Pro. Le suivi des différentes étapes du traitement des factures ainsi transmises à Chorus Pro est ensuite visible dans l’interface du logiciel de facturation BTP. Vous pourrez ainsi suivre le statut de chaque facture depuis leur soumission jusqu’au paiement. En cas de remontées d’anomalies, les corrections peuvent être apportées rapidement et directement à partir de votre application.
Côté réception, notre module de Dématérialisation (LAD/RAD) gère déjà les factures fournisseur de manière dématérialisée en reconnaissant les données des factures au format PDF et en rapprochant automatiquement leur contenu avec les bons de livraison.
Les chiffres sont toujours justes et à jour, pour le plus grand bonheur des services comptables ! Nos modules de Facturation et de Dématérialisation disponibles sur notre ERP BTP iXbat répondent dès à présent à l’obligation de factures électroniques entre entreprises assujetties à la TVA prévue par la Loi de Finance issue de l’ordonnance du 15 septembre 2021.
Vous souhaitez en savoir plus sur la facturation électronique et comment elle s’articulera avec notre ERP BTP iXbat ? Contactez-nous !
