La gestion de projets dans le secteur du BTP est reconnue pour ses défis complexes. Lorsque les entreprises optent pour des formes de collaboration telles que le groupement ou la société en participation (SEP), ces défis peuvent être amplifiés. Cependant, avec les bons outils en main, ces associations comportent de nombreux avantages – parmi lesquels la possibilité de répondre à des appels d’offre sur des projets d’envergure. Nous vous proposons donc dans cet article d’explorer les particularités de la gestion de chantiers en groupement et en SEP, et surtout de quelle manière un logiciel ERP BTP peut prendre en compte ces particularités pour vous simplifier la vie.
Groupement et société en participation (SEP), des gestions de projet BTP complexes
Le suivi de chantier en groupement
Le groupement est une forme de collaboration temporaire sur un chantier entre deux ou plusieurs entreprises indépendantes, chacune conservant son identité juridique et financière. Contrairement à un chantier classique, où une seule entreprise est responsable, cette mise en commun des compétences implique plusieurs acteurs travaillant en étroite collaboration. Cette dynamique multi-entreprises rend la coordination et la communication cruciales pour le succès du projet.
Or le partage des tâches et des responsabilités dans ce type de configuration peut complexifier la gestion des délais et des ressources. La nécessité de centraliser les informations pour plusieurs entreprises BTP ajoute un niveau supplémentaire de complexité. Sans oublier le statut particulier du groupement : la participation de plusieurs entreprises indépendantes implique bien sûr une gestion spécifique pour les situations de travaux et les factures. Bref, le groupement exige une excellente coordination, mais il offre également l’opportunité de réaliser des projets d’envergure avec une synergie accrue entre les acteurs impliqués.
Réussir un chantier en SEP, les particularités à prendre en compte
En revanche, en tant qu’entité juridique distincte, la SEP présente encore d’autres particularités. Elle est également créée par deux ou plusieurs entreprises dans le but de collaborer sur un projet mais, contrairement au groupement, implique la création d’une nouvelle structure légale sans constituer une entité à part entière. Chaque entreprise participe aux bénéfices et assume également une part des risques et des pertes du projet. En raison de son statut juridique quelque peu hybride, cette structure requiert une coordination étroite entre les partenaires, avec des responsabilités partagées sur la gestion des finances, des risques et des ressources.
Comment un ERP BTP permet-il de gérer plus facilement des chantiers en groupement et en SEP ?
Développé en toute connaissance des enjeux du secteur, un ERP BTP représente un support indispensable pour la gestion de chantiers en groupement et en Société en Participation (SEP). Cet outil intégré comporte en effet toutes les fonctionnalités pour mieux coordonner les activités des différentes entreprises partenaires, améliorer la communication et faciliter la prise de décisions – en prenant en considération le contexte juridique et son impact comptable.
Le pilotage d’activité sur chantier
Un ERP BTP centralise l’ensemble des données relatives au projet, qu’il s’agisse des tâches, des ressources, des délais ou des budgets. Cette base de données unique est accessible à tous les acteurs du groupement ou de la SEP, facilitant ainsi le partage d’informations en temps réel. Chaque entreprise partenaire peut consulter l’avancement du projet, les mises à jour des plannings et l’état des dépenses, favorisant ainsi une meilleure coordination des actions et une vision globale du chantier.
Il devient également plus simple de gérer les ressources humaines et matérielles. Avec plusieurs entreprises impliquées, l’affectation du personnel et des équipements peut devenir complexe. L’ERP BTP propose des outils pour optimiser l’allocation des ressources en fonction des besoins spécifiques de chaque phase du projet. Les entreprises partenaires peuvent ainsi éviter les surcharges ou les sous-utilisations, et maximiser la productivité globale du chantier.
Par ailleurs, un ERP BTP intègre souvent des fonctionnalités de gestion des achats et des approvisionnements. Dans un contexte de groupement ou de SEP, les besoins en matériaux et fournitures peuvent varier d’une entreprise à l’autre. L’ERP permet de planifier les commandes en fonction de ces spécificités tout en garantissant la cohérence des délais et des coûts pour l’ensemble du projet.
La simplification du suivi des dépenses et des processus de facturation BTP
En matière de suivi financier, un ERP BTP offre en effet une vision globale des coûts et des dépenses affectées au chantier, ce qui est essentiel dans un contexte de partenariat. Chaque entreprise partenaire peut suivre ses coûts et ses revenus spécifiques au projet tout en ayant une visibilité sur les résultats consolidés. Cela facilite la répartition équitable des charges et des bénéfices entre les membres du groupement ou de la SEP.
Les tâches relatives à la facturation telles que les rapprochements de factures fournisseurs, le transfert des heures pour la paie et le contrôle des situations sous-traitants sont automatisées. Les situations de travaux/factures sont générées en fonction de l’avancement déclaré dans le logiciel de suivi de chantier. L’ensemble des situations de chantiers est accessible sur une même interface.
Optez pour un logiciel capable de centraliser les informations spécifiques groupement/SEP
L’ERP BTP iXbat, une solution de gestion modulaire et paramétrable, vous permet d’aller encore plus loin grâce à un logiciel intégré dédié aux situations en groupement et SEP. Toutes les informations relatives au groupement et à chacun de ses membres, des détails du contrat de chaque cotraitant au type de groupement, sont centralisées et accessibles en un seul endroit afin de favoriser une meilleure collaboration entre les différentes entreprises partenaires.
Situations de travaux et factures sont générées facilement pour l’ensemble du groupement. De plus, le logiciel calcule automatiquement la part propre du mandataire pour simplifier l’imputation comptable. Cette automatisation garantit la précision des calculs financiers et permet aux partenaires de se concentrer sur l’avancement du chantier plutôt que sur des tâches administratives fastidieuses. Les spécificités des SEP sont tout aussi bien prises en compte dans la gestion de chantier, notamment avec :
- Le référencement de l’ensemble des partenaires ;
- L’enregistrement automatique des dépenses communes ;
- La réintégration sans ressaisie dans chaque société des mouvements de salariés et de matériel affectés à la SEP.
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