Le logiciel Gestion Achats est une solution complète pour la gestion des achats et des approvisionnements conçus pour les entreprises du bâtiment et des travaux publics et intégré à l’ERP BTP iXbat.
Il vous permet de suivre avec précision vos achats : consultation des fournisseurs et sous-traitants, émission de la commande, suivi des réceptions, contrôle des factures fournisseurs par le rapprochement de la facture à la commande ou au bon de livraison, intégration comptable.
L’historique des achats, les tableaux de bord et indicateurs intégrés seront des aides précieuses dans votre processus d’achats.
Le logiciel Gestion Achats est disponible sur PC pour la gestion complète de vos achats, mais également sur smartphone pour permettre à vos conducteurs et à vos chefs de chantier de faire des demandes de prix et des commandes directement sur le chantier.
L’ensemble du cycle Achat au sein d’iXbat est destiné à favoriser la marge de votre entreprise, en améliorant la productivité et en éliminant les tâches de ressaisies et de traitement manuel.
Approvisionnez vos chantiers avec le logiciel Gestion Achats bâtiment sur smartphone
Grâce au logiciel Gestion Achats, disponible sur PC ou sur applications mobiles, vous pouvez gérer votre processus d’achat en plusieurs étapes dont toutes ne sont pas obligatoires.
La demande d’achat ou consultation de fournisseurs, permet de consulter sur la base d’une liste d’articles plusieurs fournisseurs. Les consultations auprès des fournisseurs sélectionnés, sont générées automatiquement à partir de l’étude de prix ou de la contre étude ou saisies manuellement. Le retour des fournisseurs permet de comparer les offres, mais aussi d’historiser les prix pour connaitre les variations de prix sur un article pour les futures consultations.
Suite au choix du fournisseur, la commande est générée automatiquement à partir de la demande d’achat ou saisie manuellement à partir de la bibliothèque d’articles ou des catalogues fournisseurs disponibles. Un circuit d’approbation des commandes, par exemple pour le contrôle des plafonds de commande, peut être mis en place via des workflows paramétrables.
La réception de fournitures matérialisera la dépense sur le chantier, ou l’entrée en stock sur le dépôt ainsi que la génération d’une écriture de facture à recevoir (ou FNP).
Le contrôle des factures fournisseur permet de gérer les écarts de prix ou de quantité, de faire un suivi des factures en litige et de générer une demande d’avoir.
Le logiciel Gestion Achats supprime les traitements manuels grâce au rapprochement automatiquement des commandes, bons de réception et factures. La saisie manuelle de la facture, chronophage et source d’erreur, peut être remplacée par le traitement des factures fournisseurs par la solution de dématérialisation LAD RAD (lecture et reconnaissance automatique de documents) et l’OCR (reconnaissance optique de caractères) qui permet la gestion et la numérisation des factures papier ou mail.
Ainsi la LAD-RAD détecte toutes les références présentes sur la facture et rapproche la facture des commandes, situations des sous-traitants, contrat de location ou réceptions correspondantes. La facture est alors intégrable en comptabilité en cas d’écarts de prix ou de quantité, le logiciel Gestion Achats génère une demande d’avoir et permet un suivi des factures en litige.
Le logiciel Gestion Achats simplifie et accélère le processus de validation des factures. Les factures suivent un circuit de validation interne dans un workflow paramétrable. Ainsi les conducteurs de travaux et/ou les valideurs de niveau supérieur donnent leur approbation pour le paiement des factures directement dans le logiciel. Le service comptabilité visualise le bon à payer des opérationnels dans la comptabilité iXbat et le statut de chaque facture fournisseur est connu.
Avec le logiciel Gestion Achats vous calculez en temps réel vos FNP (factures non parvenues) et les CCA (charges constatées d’avance) qui sont transmises automatiquement au logiciel de comptabilité iXbat.
Gagnez du temps dans le rapprochement des commandes/ réceptions/factures avec le logiciel achat
Suivez précisément vos achats avec le logiciel d’achat
Le logiciel Gestion Achats peut vous aider à réduire vos coûts en automatisant le processus d’achat de votre entreprise, ce qui réduit le risque d’erreur et les retards.
La centralisation des informations sur les fournisseurs, les produits et les prix et leur notation selon des critères paramétrables facilitent la sélection des fournisseurs, la consultation et la négociation des prix.
Les contrôles se font à toutes les étapes du processus d’achat. Les commandes sont cadrées par l’application automatique des tarifs négociés lors des commandes et par la mise en place d’autorisation d’achat en fonction de plafonds définis. Les factures fournisseurs sont toutes rapprochées des commandes ou des réceptions pour éviter la surfacturation.
Les tableaux de bord et les statistiques multicritères intégrés dans le logiciel d’achat permettent un suivi précis de vos budgets pour éviter ou anticiper les dépassements budgétaires.
Une bonne gestion des achats contribue à la rentabilité des projets de construction et il existe plusieurs raisons pour mettre en place un logiciel de gestion des achats :
– Amélioration de l’efficacité : un logiciel de gestion des achats automatise les processus d’achats et les rend plus rapides et précis.
– Meilleure visibilité, contrôle et pilotage : un logiciel de gestion des achats fournit une vision complète de tous les achats de l’entreprise permettant une meilleure prise de décision.
– Respect de la politique d’achat de l’entreprise : un logiciel de gestion des achats garantit l’application par l’ensemble des collaborateurs des règles d’achat définies dans l’entreprise.
En utilisant un logiciel de gestion des achats, les entreprises de BTP peuvent non seulement réduire leur coût, mais également améliorer la transparence, la traçabilité et la conformité dans leur processus d’achats.
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