Rotation de la main d’œuvre, pilotage des chantiers, gestion des approvisionnements… Les entreprises du secteur du BTP sont confrontées à des problématiques multiples. Afin de piloter l’ensemble de leur activité, elles doivent pouvoir s’appuyer sur des outils de gestion fiables… et donc, parfois, d’engager une migration vers un nouvel ERP BTP, plus adapté à leurs besoins, à leur taille, à leurs nouveaux processus. Mais comment garantir une transition harmonieuse vers un autre logiciel dans le secteur du BTP ? Découvrez nos conseils pour aborder sereinement ce changement.
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Quelles motivations derrière un changement d’ERP bâtiment ?
Si un besoin de changement se fait ressentir, c’est que les outils déjà intégrés à l’entreprise ne sont plus suffisants. Il est cependant recommandé, dans un premier temps, de prendre le temps d’évaluer les raisons qui motivent ce changement. Dans le secteur du BTP, la migration vers un nouvel ERP peut être causée par :
- Un manque de fonctionnalités métiers : suivi de chantier, chiffrage, facturation… À mesure que l’activité de l’entreprise s’intensifie – et que les projets se complexifient –, l’absence de certaines fonctionnalités à forte valeur ajoutée peut induire des ralentissements dans les processus, voire augmenter le risque d’erreurs et impacter la rentabilité. Il est donc important d’identifier les fonctionnalités qui peuvent être optimisées, afin de choisir une solution plus adaptée sur le long terme.
- Un besoin de modularité : les entreprises sont de plus en plus à la recherche d’outils flexibles et personnalisables, pouvant s’intégrer à leurs fonctionnements. En constante mutation, le secteur du BTP ne fait pas exception à la règle.
- Un besoin d’interopérabilité : un manque de connexion entre les différents modules peut également pousser au changement, tout particulièrement dans le secteur du BTP où de nombreux intervenants sont impliqués sur un chantier.
- Une défaillance en matière de sécurité : avec l’augmentation des cybermenaces, la sécurité des logiciels fait office de priorité et détermine parfois le changement d’outil.
- Un intérêt pour la possibilité de migrer vers le SaaS : changer d’ERP peut être l’occasion de basculer sur une solution hébergée, dotée de technologies plus récentes, et qui offre plus de souplesse et de sécurité.
5 clés pour optimiser son changement d’ERP BTP
#1 Anticiper le changement
Trop nombreuses sont les entreprises du secteur du BTP qui attendent la dernière extrémité, comme une faille de sécurité avérée ou un ralentissement critique des outils, pour entamer un changement d’ERP. Sans autre choix que d’acquérir dans l’urgence des modules additionnels et pas forcément adaptés pour mener à bien leur activité.
Or, entamer un changement d’ERP sous la contrainte comporte plusieurs risques, tels que :
- Perdre des compétences et connaissances liées au système actuel ;
- Choisir une solution dans l’urgence qui n’est pas véritablement adaptée ;
- Engager une migration coûteuse ;
- Ne pas accompagner suffisamment ses collaborateurs dans le changement d’outil.
Pour limiter ces risques et favoriser une transition en douceur vers une solution plus efficace, il est donc conseillé de planifier son changement d’ERP.
#2 Réaliser un audit de l’ERP existant
Effectuer un état des lieux de l’ERP actuel de l’entreprise – avec ses points positifs et négatifs – aide à définir ses attentes pour la solution suivante. À terme, ce travail permet de formaliser précisément ses besoins pour le prochain logiciel dans un cahier des charges : liste de fonctionnalités obligatoires, temps de déploiement, prise en main facile…
#3 Préparer sa migration de données
Lors d’un changement d’ERP, la migration de données s’apparente à une étape critique, mais essentielle qui nécessite une attention toute particulière. Pour préserver l’intégrité des informations de l’entreprise, il faut procéder par étape en identifiant les données nécessaires à la migration et en les classant, nettoyant et formatant correctement.
Voici les trois types de données dont il faut se préoccuper :
- Les données de référentiels : ce sont des informations relatives aux clients, aux fournisseurs, aux prospects ou à toute autre personne interagissant avec l’entreprise.
- Les données de structure : elles incluent toutes les informations nécessaires à l’analyse de la structure, telles que le plan comptable.
- Les données de gestion : factures, documentation, devis… Ce sont les données qui assurent le bon fonctionnement de l’entreprise.
#4 Former les équipes
La formation joue un rôle crucial lors de la migration vers un nouvel ERP. L’objectif consiste à tout mettre en œuvre pour que les équipes se familiarisent rapidement avec les nouveaux processus. Pour être efficiente, cette formation doit être :
- Exhaustive : chargés d’étude, chefs de chantier, gestionnaires de parc… Tous les acteurs concernés par le changement doivent prendre en main le nouveau logiciel.
- Approfondie : dans le cadre d’un changement aussi important que celui d’un ERP, il ne sert à rien de faire dans la demi-mesure ; toutes les fonctionnalités doivent être maitrisées.
#5 Programmer un suivi régulier
La gestion du projet et la réussite du changement ne s’arrêtent pas lorsque les collaborateurs maitrisent l’outil : il est essentiel de suivre et d’évaluer en permanence les retombées du déploiement du nouvel ERP. Dans cette optique, il est recommandé de définir des indicateurs de performance (KPI) pour chaque service concerné, afin de mesurer la réussite du projet sur le long terme. Les données collectées permettront d’ajuster les processus afin d’optimiser l’utilisation de l’ERP BTP.
iXbat : un accompagnement de A à Z pour un ERP BTP complet
Conçu pour les professionnels du BTP, iXbat est un logiciel de gestion en mode SaaS ou en mode On Premise qui couvre l’ensemble des processus métier en garantissant performance et sécurité dans son utilisation au quotidien. Grâce à ses modules interconnectés, iXbat facilite le pilotage de l’activité en offrant des fonctionnalités de suivi de chantier et du parc matériel, de pointage chantier mobile, de gestion de la sous-traitance et de la cotraitance, de gestion des achats et des stocks, de comptabilité intégrée ou encore de facturation. Surtout, l’intégration simplifiée des modules permet une adaptation personnalisée de la solution.
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L’équipe d’iXbat accompagne les entreprises du BTP dans la conduite du changement, tout au long du processus de migration ERP. Comment ? En proposant une méthodologie éprouvée et développée spécifiquement pour le secteur de la construction. Les services proposés comprennent :
- La conception ;
- Le paramétrage ;
- Le développement ;
- La maintenance ;
- La formation des utilisateurs.
Certifiés Qualiopi, nous pouvons en effet accompagner vos collaborateurs sur site ou à distance en tant que centre de formation, et ainsi permettre à tous les utilisateurs d’acquérir rapidement les compétences nécessaires pour prendre en main la solution. N’hésitez pas à découvrir toutes les fonctionnalités iXbat dès maintenant : demandez une démo !
